ペーパーレスへの一括切り替え

資料

ペーパーレス化への取り組みが推奨されている影響もあって、これまでずっと書面で保管してきた文書を全て一括して電子化したいというニーズが高まっています。ペーパーレス化によって長期的に見るとコストカットになるというメリットに加えて、検索が容易で管理もしやすいのが魅力としてよく挙げられています。しかし、一括して電子化するにはかなりの初期コストがかかることは否めません。また、ネットワークやサーバーのセキュリティーにも注意が必要になるというデメリットがあります。それを克服できるかどうかがペーパーレスへの一括切り替えを実現できるかどうかを大きく左右しています。

ペーパーレスを進める理由

資料

文書の電子化によってペーパーレスに一気に切り替えようという動きが強いのには理由があります。企業としての経営期間が長くなって事業規模が大きくなるほど、保管義務が発生する書類が増えてしまうことは否めません。その保管スペースを確保するだけでオフィスが手狭になってしまい、オフィスを拡張するのにコストがかかってしまうのが問題です。しかし、文書を電子化してしまえばほとんどスペースは不要になります。クラウドサーバーを使えば本当にスペース的はゼロにできるでしょう。クラウドサービスが登場したのは電子化を進める誘因になったのは確かで、だんだんとセキュリティーも充実してきていることから安心して利用するケースが多くなっています。

付随的なメリットも大きい

資料を読む人

実際には付随的なメリットがあるのでペーパーレス化を積極的に推進していることもあります。文書の電子化をして適切な管理をするためにはネットワークセキュリティーを強化しなければなりません。今まで実は脆弱な部分があったけれど無視してきたという現場も多く、文書の一括電子化を機会にしてまとめてセキュリティーを強められるのがメリットになります。また、ペーパーレス化は環境負荷を低減する取り組みとして、持続可能な社会に貢献する取り組みとして認めてもらうことが可能です。地域によっては補助金を受けることもできるので魅力が大きくなっています。さらに全面的な電子化を実現できればCSR活動として社会に向けて発信することもできます。世の中に貢献している会社だということをわかりやすく伝える方法としても優れていることから、世間から優良な企業だと認めてもらえるようにするためにペーパーレス化を進めているケースも多くなっています。

広告募集中